Vous sentez que vos équipes tirent sur la corde, ou au contraire que certains postes tournent à vide ? Vous n’êtes pas seul.
Dans beaucoup d’entreprises, le dimensionnement des effectifs se fait « à l’instinct »… jusqu’à ce que le déséquilibre coûte cher.
Retards, burn-out, turn-over ou démobilisation : autant de symptômes d’un besoin en effectif mal calibré.
Et si on revenait à une méthode simple, humaine, mais solide pour y voir clair ?
Le besoin en effectif, ce n’est pas une équation mathématique sèche
Avant toute chose, posons les bases : le besoin en effectif, ce n’est pas « combien de têtes » il faut, mais « combien de personnes réellement engagées et utiles au bon endroit ».
Il ne s’agit pas seulement de faire des ratios chiffre d’affaires par salarié ou de suivre des normes de productivité, mais de se demander :
À quoi sert chaque poste ? Est-il vital, soutenable, évolutif ?
Sur le terrain, j’ai vu des PME doubler leur efficacité… non pas en embauchant, mais en redéfinissant trois rôles stratégiques.
À l’inverse, des recrutements précipités ont parfois plombé l’organisation sans rien résoudre.
Ce qu’on n’ose pas dire : la peur de « voir trop juste »
Derrière la question du « bon » effectif, il y a souvent une crainte sourde.
Et si je devais annoncer des suppressions de postes ?
Et si je perdais mes meilleurs éléments à cause des critères d’ordre de licenciement ?
Ces pensées, je les entends souvent à demi-mot chez les dirigeants que j’accompagne.
On veut bien clarifier, mais sans se retrouver acculé.
Et c’est compréhensible :
- Car l’ordre des licenciements n’a rien de rationnel côté compétences stratégiques.
- Car certaines expertises ne se retrouvent pas facilement.
- Et parce qu’un bon salarié dans un mauvais système peut finir en surnombre… à tort.
Résultat ? On évite de regarder trop précisément. On repousse les arbitrages. Et on espère que le collectif tiendra.
Pourtant, ignorer la réalité finit par coûter plus cher.
Clarifier son besoin n’est pas synonyme de supprimer, mais de piloter.
C’est souvent ce qui permet justement… d’éviter un PSE mal préparé, ou une perte de savoir critique.
4 questions-clés pour poser le bon diagnostic RH
a) Quelle est la charge réelle de travail ?
Ne vous contentez pas des fiches de poste.
Allez observer : quels sont les irritants du quotidien, les tâches invisibles, les pics saisonniers ?
Osez demander : Qu’est-ce qui prend trop de temps, et pourquoi ?
b) Quels sont vos objectifs à 6 mois / 1 an ?
Un bon dimensionnement part du cap stratégique.
Lancer une nouvelle offre, conquérir un marché ou réorganiser un service, ça ne se fait pas avec les effectifs d’hier.
Chaque projet a un coût humain – l’anticiper, c’est prévenir l’usure ou le chaos.
c) Avez-vous les bonnes compétences en interne ?
Un poste peut être pourvu… mais mal couvert.
Parfois, il ne manque pas une personne, mais une expertise. Ou un soft skill rare : pédagogie, fiabilité, coordination.
d) Où se situe le déséquilibre : volume ou organisation ?
Si vos collaborateurs disent tous « on est débordés », il y a deux causes possibles :
– Trop de travail pour trop peu de monde (quantitatif)
– Une répartition inefficace (qualitatif)
La bonne réponse RH dépend de ce diagnostic.
Une méthode en 5 étapes pour calculer votre besoin en effectif
Étape 1 – Listez les missions essentielles à court et moyen terme
→ Appuyez vous sur votre stratégie, vos projets en cours, et vos obligations légales ou clients.
Étape 2 – Évaluez la charge de travail par mission
→ En heures, en fréquence, ou en complexité. Pas besoin d’un tableur parfait : soyez pragmatique.
Étape 3 – Cartographiez vos ressources actuelles
→ Qui fait quoi ? Combien de temps réel y consacre-t-on ? Quelles sont les zones de tension ?
Étape 4 – Identifiez les écarts
→ Là où ça déborde, là où ça stagne, là où les doublons s’installent.
Étape 5 – Testez différents scénarios RH
→ Recrutement, formation interne, redéploiement, renfort temporaire…
→ Un bon besoin en effectif, c’est un mix entre vision stratégique et agilité.
Ce que les dirigeants oublient souvent (et qui fait toute la différence)
Votre effectif réel, c’est votre énergie disponible.
Un salarié fatigué vaut moins qu’un freelance motivé 3 jours par semaine.
Une équipe soudée compense un sous-effectif temporaire… mais pas une désorganisation chronique.
Et surtout :
Si vous clarifiez aujourd’hui, vous gardez la main.
Si vous attendez l’épuisement, les règles de droit social décideront pour vous.
Ce que je retiens de mes interventions RH terrain
Les entreprises qui réussissent leur plan de charge RH ont un point commun : elles osent mettre leur organisation sur la table, même quand ça pique.
Elles ne cherchent pas à tout prévoir, mais à être lucides, réactives, responsables.
Et elles savent que le bon effectif n’est pas un chiffre magique… mais un point d’équilibre vivant, à réajuster sans cesse.
À retenir :
- Votre besoin en effectif dépend autant de vos projets que de votre organisation.
- Une écoute fine du terrain est votre meilleur outil de pilotage RH.
- Avant de recruter ou de réduire, questionnez : votre système est-il soutenable ? clair ? motivant ?