La procédure commune au licenciement disciplinaire et pour motif personnel permet de faire la distinction avec les autres procédures spécifiques au licenciement pour motif économique, inaptitude ou pour un salarié ou salariée protégé(e).
Nous attendons assez souvent que la situation devienne insupportable pour déclencher une procédure.
Nous entendons régulièrement qu’il faut » monter » son dossier.
Parce que si vous n’avez pas matérialisé « votre point de vue » avec votre salarié ou salariée lors d’échanges de recadrage, un conseil ou un avocat vous dira : » vous n’avez rien dans le dossier, vous risquez…. »
Et vous ne faites rien jusqu’au jour où cela éclate !
Deux dictons peuvent guider cet article :
« Mieux vaut prévenir que guérir »
et celui qui illustre particulièrement notre sujet :
« On doit punir, non pour punir, mais pour prévenir. »
En effet, réduire l’utilisation des procédures légales à leur seule fonction de régularité juridique est dommage.
L’acte de management avec la maîtrise de ces procédures peut apporter plus de bénéfices.
Le formalisme légale respecté, votre décision et pouvoir de sanctionner ou non reste entièr.
L’essentiel reste de formaliser le contenu de l’échange et la prise de décision qui en suit.
Dans cet article n’est abordé uniquement la procédure liée à un comportement, une qualité du salarié.
Nous sommes amenés à sanctionner une faute en matière disciplinaire, c’est à dire une mauvaise exécution du contrat de travail, un comportement vis à vis de règles établies et connues par l’ensemble des salariés.
« L’abandon de poste » dont le motif est l’absence non justifiée du salarié fait l’objet de la procédure disciplinaire.
Le motif personnel résulte d’une décision prise par le salarié en lien avec les éléments essentiels de son contrat de travail ( horaires, lieu de travail, mission), en un mot, les éléments qui lui ont fait accepter le contrat de travail.
L’insuffisance professionnelle est un motif de séparation pour motif personnel. Les compétences du salarié sont devenues insuffisantes par rapport au poste occupé, malgré un programme de formation adapté, ou après une erreur de recrutement ou d’affectation à un nouveau poste.
Procédure commune au licenciement disciplinaire et pour motif personnel : les points à modéliser
La qualification des faits reste spécifique à chaque dossier.
Il vous appartient, et vous seul êtes capable, de fixer les limites du « tolérable » ou non.
Dans le cadre disciplinaire, il vous appartient de qualifier les faits reprochés et d’évaluer le niveau de gravité de la faute: faute simple, faute grave ou faute lourde.
Il arrive lors de l’entretien de comprendre que les faits sont également liés au manque de procédure dans votre organisation, au défaut de management, au manque de communication. Dans ces hypothèses, votre décision, après avoir entendu le salarié, sera d’améliorer les points évoqués et de formaliser le contenu de l’entretien en lettre de recadrage ou d’une sanction inférieure à celle du licenciement ( voire la hiérarchie des sanctions dans votre règlement intérieur obligatoire)
Dans le cadre d’une rupture de contrat de travail pour motif personnel, il vous appartient de constater que les conditions d’exécution du contrat de travail ne correspondent plus aux conditions essentielles qui avaient permis la signature du contrat de travail
Il arrive qu’un salarié ou une salariée signe un contrat de travail en raison du lieu de travail et la muter désorganise totalement sa vie personnelle. elle décide alors de refuser la mutation. Selon la rédaction de votre contrat de travail ( existence d’une clause de mutation ou votre convention collective), vous pouvez prendre la décision de rompre le contrat de travail si vous n’avez pas d’autres solutions de reclassement. Il en est de même pour les modifications horaires.
Le licenciement pour insuffisance professionnelle est plus délicat à démontrer. Il va dépendre de tout ce que vous avez mis en oeuvre pour la formation du salarié et de l’appréciation des conséquences de l’insuffisance de votre salarié. En effet, il reste compétent pour un autre poste, un autre environnement.
Le respect du formalisme et des délais de procédure est obligatoire et peut vous conduire à une condamnation
Le premier délai à retenir : invoquer des faits « connus » dans les 2 mois avant le déclenchement de la procédure.( L 1334-2 du code du travail)
En pratique, suivant le délai nécessaire pour « instruire » le dossier, il est préférable d’agir très rapidement après la connaissance des faits reprochés.
1- Premier acte à faire : envoyer ou remettre en mains propres une convocation à entretien préalable.
- Le délai entre le jour de remise de la convocation et le jour de l’entretien est au minimum de 5 jours ouvrables ( samedi inclus).
- En pratique, je remets en mains propres lorsque cela est possible pour être certaine du point de départ du délai et aussi par acte de management ( l’impact est plus important par rapport au fait de recevoir un courrier en recommandé, qui allonge le délai de 15 jours permettant au salarié d’aller réclamer son courrier en cas d’absence à son domicile)
- En pratique je raisonne en jours ouvrés, ce qui me laisse une marge si la lettre n’est pas remise par le manager le jour convenu
- Formalisme de la convocation impose des mentions obligatoires telle que la possibilité d’être assisté d’un représentant du personnel ou d’un salarié de l’entreprise ou en fonction de votre effectif de mentionner la possibilité pour le salarié d’être assisté par un conseiller inscrit sur une liste auprès de la Dreet ( Direccte) ou inspection du travail. ( article R 1232-1 du code du travail)
- Formalisme de la convocation impose de préciser l’objet de la lettre de convocation. Attention, il ne s’agit pas de nommer les faits reprochés.
- exemple de rédaction de l’objet de la convocation pour faute : » convocation à entretien préalable en vue d’une sanction disciplinaire pouvant aller jusqu’à votre licenciement »
- exemple de rédaction de l’objet de la convocation pour motif personnel : » convocation à entretien préalable en vue de votre licenciement pour motif personnel »
2- Deuxième acte à faire : animer l’entretien.
En moyenne prenez 45 minutes à 1 heure. Veillez à ce que le nombre des représentants de la direction ne soient pas supérieur au nombre des représentants du salarié ( compris). En pratique, 2 et 2. L’absence du salarié ne suspend pas la procédure.
3-Troisième acte à faire : attendre un délai de 2 jours francs pour décider de la sanction.
4- Quatrième acte : envoyer la lettre de licenciement en recommandé ou remettre en main propre votre sanction moindre conformément à votre règlement intérieur
Le respect des délais de procédure commune au licenciement disciplinaire et pour motif personnel : schéma
Comment sécuriser légalement la procédure commune au licenciement disciplinaire et pour motif personnel : ce qu’il faut faire
Le respect de la procédure ne fait pas gagner le dossier devant le conseil des Prud’hommes
Certes la forme est importante, le contenu ( le fond) est le plus important.
Toute l’appréciation des faits et leur contexte, ajoutée à la qualité de la relation avec le salarié ( au regard de son ancienneté) restera à l’appréciation des juges.
Le doute profitant au salarié, en droit social, vos preuves devront être indubitables, voire irréfutables.
Il s’agit d’asseoir et de démontrer la cause réelle et sérieuse de votre décision.
Sans cause réelle ni sérieuse, les deux causes étant cumulatives, la condamnation du conseil est assurée.
La loi travail, avec le barème dit » Macron » vient limiter le montant des indemnités de licenciement en fonction de l’ancienneté de votre salarié, sauf si vos arguments sont jugés nuls ou sans cause réelle et sérieuse.
S’ajouteront alors tous les autres chefs de demande de dommages et intérêts, procédure vexatoire, harcèlement moral…
Que vous avez déjà peut-être vécu ?
Le management du contenu et de la relation lors de l’entretien préalable
La conduite de l’entretien
Elle a tout son importance. Le salarié doit avoir eu assez de temps pour s’exprimer et s’expliquer sur les faits reprochés. L’échange et la qualité d’écoute a toute son importance. Des solutions autres que le licenciement peuvent être trouvées dans l’intérêt des deux parties. le salarié doit comprendre que la situation de travail ne peut pas se poursuivre dans les conditions évoquées. A défaut d’accord, la solution de rupture, de licenciement doit apparaître comme la meilleure décision pour les deux parties. Il s’agit d’une condition primordiale pour éviter le prud’homme. Toute l’énergie sera alors orientée sur les actions possibles pour permettre au salarié de retrouver un emploi. Toutes sortes d’actions peuvent être imaginées.
Notez que si le salarié a choisi de se faire assisté par un représentant du personnel, celui-ci peut être un support dans les enjeux de l’entretien.
La conduite de la communication avec les représentants du personnel ( CSE ) , le personnel
La manière dont le dossier va être géré peut avoir un impact sur la motivation de l’équipe du collaborateur licencié, le climat social peut être altéré.
L’existence d’un contentieux, la condamnation de l’entreprise peut entacher l’image du chef d’entreprise et rendre plus compliqué la gestion de dossiers futurs.
Le management du contenu du dossier » monter son dossier »
En matière disciplinaire : Ne vous trompez pas !
il ne suffit pas d’un avertissement, d’une mise à pied pour justifier le licenciement.
Par exemple, si la faute est grave, par définition légale, la gravité des faits est défini comme ne pouvant permettre le maintien du salarié à son poste de travail ou dans l’entreprise.
Le salarié peut avoir vingt d’ancienneté, sans avertissement , ni mise à pied et pouvoir être licencié pour faute grave. C’est la démonstration de la gravité de la faute au poste qui justifiera la procédure de licenciement.
On comprend que les éléments de preuve, à la charge de l’employeur, sont cruciaux pour gagner un contentieux, s’il y a contentieux.
A défaut d’une qualification pointilleuse et très détaillée de la faute, non liée à la personne du salarié, constitue les chances de soutenir le dossier.
Plus la qualification de la faute privera le salarié d’indemnités, plus les juges veilleront à mesurer le sérieux de votre qualification. Et c’est sans compter sur les attaques de l’avocat du salarié qui se battra pour récupérer les indemnités en ajoutant des demandes de dommages et intérêts.
En matière de licenciement pour motif personnel, la cause réelle et sérieuse semble plus « facile » à démontrer.
En effet un refus de changement de lieu de travail, alors que cette faculté est prévue dans une clause du contrat de travail ou dans la convention collective, conduit l’employeur à prendre l’initiative de la rupture. Nous pouvons penser que le salarié a pris sa décision en toute connaissance de cause.
Pour une insuffisance professionnelle, le dossier est plus délicat. L’Ego est touché, bien que les compétences du salarié restent. Il doit comprendre que celles-ci ne sont plus adaptées à l’évolution du poste, de son contexte. Parfois ce changement est révélateur pour le salarié sur son orientation.
Les différences avec les autres procédures de licenciement : cas spécifiques
La procédure commune au licenciement disciplinaire et pour motif personnel a le mérite de pouvoir être modélisée en fonction des cas « usuels » rencontrés dans l’entreprise.
La récurrence de ces types de rupture est quasi annuelle et le recadrage fait partie de la vie de l’entreprise.
Nous l’avons vu ci-dessus, une procédure disciplinaire peut être engagée et en pas aboutir à une sanction. Un simple « recadrage » permet de remettre le mode de fonctionnement au clair pour les deux parties.
La procédure économique, la procédure de licenciement d’un salarié protégé, ainsi que la procédure de licenciement pour inaptitude suppose le recours à des tiers ( délégués du personnel, inspection du travail, médecin du travail). Une obligation de recherche de reclassement non correctement effectuée peut conduire à l’annulation de la procédure et à des condamnations conséquentes ( 12 mois de salaire pour non respect de la procédure de licenciement pour inaptitude)
Le statut protégé de certain salarié et salariée ( maternité) complique la procédure soit par des autorisations ou délais supplémentaires. La protection est d’ordre publique, les seuls cas possibles de rupture sont très encadrés.
Pour en savoir plus :
Synthèse des 4 catégories de licenciement rencontrées en pratique
Pour vous former à ce qu’il faut faire et à ce qu’il faut dire dans une procédure commune au licenciement disciplinaire et pour motif personnel, nous avons rassemblé tous les modèles des différents actes de la procédure commune au licenciement disciplinaire, ainsi que la procédure pour abandon de poste qui demande un acte supplémentaire de mise en demeure avant l’envoi de la convocation à entretien préalable.
Pour être accompagné : échangeons sur les angles possibles